Tänavune suvi on kohe kindlasti täidetud heade ideede, rohkete põnevate isiklike ning tööalaste projektide ja sündmustega. Tuleb tunnistada, et nõudlus peoplaneerimise ja eriliste kogemuste järele pole ammu olnud nii suur. Olla võõrustaja ja külaline, puhkaja ja töötaja, suvenautija ja päevapüüdja – nii palju tahaks jõuda, samas vajab iga ettevõtmine tähelepanu ja tahes-tahtmata ka üksjagu planeerimist. Meil on aga kõigile suvistele tegutsejatele hea uudis – panime toimekatele naistele mõeldes kokku projektiplaneerija ehk Memaplanner PRO. Tõtt-öelda oleme ise seda töövahendina kasutanud juba aastaid, aeg-ajalt täiendades ja kohendades, kuid nüüd on see saanud ilusa disaini ja kaunid kaaned ning valmis ka teistele iga- või pühapäevaplaneerijatele abiks olema.
Projektipäevik – kellele ja milleks?
Projektiplaneerija ehk Memaplanner PRO on praktiline, hästi läbimõeldud ning ilusa disainiga töövahend, mis on abiks nii tähtpäevade kui ka isiklike ja tööalaste ülesannete planeerimisel. Projektipäevik on koostatud Mema loovagentuuri meeskonna poolt, kel projekti- ja sündmuskorralduse kogemust rohkem kui kaheksa aastat.
Planeerija abil saad hoida kokku aega, suunata fookust, jälgida eelarvet ja keskenduda kõige olulisemale, samas võid kindel olla, et ükski tähtis detail ei jää tähelepanuta. Väheoluline pole ka see, et ilusa varustusega on kogu tööprotsess märksa nauditavam.
Kolm olulist punkti, mida projektipäeviku loomisel silmas pidasime:
- Hea tulemuse tagab korralik ettevalmistus. Planeerimine võib mingis etapis olla tüütu tegevus, kuid detailid määravad sageli kogu tulemuse ja need vajavad aega ning tähelepanu. Planeerija abil saad mugavalt hoida kogu protsessil silma peal.
- Ära planeeri üle, keskendu olulisele. Oleme selle su jaoks lihtsaks teinud ja toonud välja võtmeküsimused, millele tähelepanu peaksid pöörama.
- Ilusate töövahenditega on motivatsiooni lihtsam leida ja hoida. Stiilse varustusega on kogu tööprotsess märksa meeldivam ning et hoogu veelgi juurde anda, lisasime märkmikusse innustavad tsitaadid tegusatelt Eesti naistelt.
Projektipäeviku kasutamiseks ei pea olema professionaalne ürituste korraldaja, töiste projektide kõrval vajavad planeerimist ka isikliku elu sündmused – perekondlikud sünnipäevad, tüdrukuteõhtu, beebipidu, reisid. Meie näiteks oleme projektipäevikut kasutanud isegi pühade puhul – et aegsasti läbi mõelda kingid, dekoratsioonid (mida osta, mida teha ise), riietus, pildistamine jms. Nii saab jälgida eelarvet ja hoida protsessi kiirel ajal kontrolli all.
Reisimise puhul on aga korralik eeltöö lausa hädavajalik, et mitte kulutada kohapeal väärtuslikku puhkeaega. Mõeldes aegsasti läbi, mida reisilt ootad ning hoides kogu info ühes kohas, säästab see närve ja muudab puhkuse oluliselt sujuvamaks. Kuna iga reis toob endaga kaasa ka väiksemaid või suuremaid ootamatusi, siis pole tarvis muretseda, et spontaansus kaob. Reisisellidena ja planeerijatena võime seda päris kindlasti lubada.
Väldi levinumaid projektijuhtimise vigu
Nagu öeldud, oleme me päeviku sisu korduvalt läbi töötanud ja kogunud sinna vaid kõige vajalikuma. Ettantud süsteemi järgides saad hoida kokku aega ja asuda kohe oluliste teemade juurde. Samuti võimaldab see juba protsessi algusjärgus tuvastada võimalikke probleeme.
Näiteks üks väga levinud viga, mida sündmuse korraldamisel tehakse on see, kui üritus korraldatakse eelkõige iseenda või võõrustaja soovide järgi. Tõsi, see pole üleni vale ja kindlasti peab võõrustaja stiil tunda olema, kuid sündmuste sisustamisel tasuks mõelda, kes on sihtrühm. Ilmselt pole see peokorraldaja või tellija, vaid siiski külalised. Järgmiseks tuleb välja selgitada, kes nad on, mis neile meeldib, mis tõmbab käima, mis üllatab. Sest ainult nii, sihtrühma tundes, saad neile pakkuda tõelist elamust. Pidu, millest räägitakse veel aastaid.
Teine sagedasti esinev viga on see, et projekt jäetakse lõpetamata. See tähendab, et ei töötata läbi, millised olid tulemused võrreldes kavandatuga, mida saaks järgmisel korral teisiti teha. Meie kogemus on – mida rohkem projekte (kasvõi väikese) anaüüsiga lõpetada, seda parem oled järgmises.
Kokkuvõttes – kõik projektid on erinevad, kuid samas ka sarnased, täida need heade ideedega ja hoia mugavalt ühes kohas (nipp: nii mõnigi varasem idee võib uues võtmes või rollis ootamatult hästi toimida).
Projektipäevikut saad osta meie e-poest. Nagu meie teisedki tooted, on ka projektipäevik 100% Eesti toode, selle valmistamisel on kasutatud loodussõbralikku paberit, mis on vaba hapetest ja märgistatud Eco Swan märgisega. Loodussäästlikku lahendust kasutame ka pakendamisel.
PS. Kui sinust on saanud projektipäeviku kasutaja, siis jaga oma tegemisi ka Instagramis, märkides #memaplannerPRO või @mema_loovagentuur, nii saame ka meie osa sinu imelisest projektist.
Fotod: Katrin Käis
Modell: Kaisa Kuusik
Stilistika: Mema loovagentuur
